Das Projektteam arbeitet teilweise nach der agilen Vorgehensweise, genauer gesagt nach Scrum. Ziel bei der agilen Vorgehensweise ist, dass schon nach kurzer Zeit ein fertiges Arbeitspaket bzw. ein Prototyp abgeben wird. So erhält das Projektteam schon frühzeitig ein Feedback des Dozenten und kann mögliche Änderungen zeitnah im Projektverlauf berücksichtigen.

Dafür nutzt das Projektteam unter andrem Jira. Dort wird das Product Backlog gepflegt. Das Product Backlog enthält alle Anforderungen und kann sich während des Projektverlaufs stetig ändern, da Anforderungen hinzukommen, sich ändern oder wegfallen können. Die Anforderungen werden in einen einwöchigen Sprint aufgenommen. Ein Sprint ist die zur Verfügung gestellte Zeit, um die gewählten Anforderungen zu bearbeiten. Am Ende jedes Sprints sollten die Aufgaben umgesetzt sein. So hat das Projektteam dann immer ein kleines Arbeitspaket vorzuweisen.

Nach jedem Sprint gibt es dann das Sprint Review. Im Sprint Review trifft sich das Projektteam mit dem Dozenten, um die erbrachte Leistung des abgeschlossenen Sprints zu präsentieren, Feedback einzuholen, mögliche Unklarheiten zu klären und Ziele für die folgende Woche zu besprechen. Das Sprintreview findet jede Woche (Donnerstag 10:00) in Form eines Videochats mittels Jitsi statt. Zur allgemeinen Kommunikation außerhalb der wöchentlichen Rücksprachen zwischen Studierenden und Dozent wird Telegram verwendet, um kleinere Fragen zu klären, welche nicht bis zum nächsten Rücksprachetermin warten können. Da der BeuthBot zum Start des Projektes nur Telegram unterstütze, erwies sich dies als logische Wahl.

Zur privaten Kommunikation unter den Studierenden wird Discord verwendet. Discord bietet den Vorteil, dass sowohl Text-Chat als auch Voice- und Video-Chat möglich sind. Dies bietet viel Flexibilität bei der Kommunikation innerhalb des Teams. Der Server wird privat gehostet, dadurch ist der Datenschutz hier ebenfalls gewährleistet. Viele der Studierenden haben auch bereits Erfahrung bei der Verwendung von Discord, wodurch keine lange Einarbeitungszeit notwendig war. Zusätzlich wurde sich auch dafür entschieden, den BeuthBot ebenfalls über Discord zugänglich zu machen.

Über Discord findet auch die Sprint Retrospektive und das Sprint Planning jeden Donnerstag nach dem Sprint Review statt. In der Sprint Retrospektive spricht das Projektteam über die Ereignisse, die sie im Sprint gut oder schlecht fanden, die beibehalten, wegfallen oder mit denen sie beginnen sollten. Es bietet für jedes Teammitglied eine Möglichkeit, Feedback an das gesamte Team zu geben. Im Sprint Planning werden dann die Anforderungen ausgewählt, die das Team im nächsten Sprint bearbeiten wird.

Während des Sprints findet auch das Daily Scrum statt. Das Team kommt beim Daily Scrum ein weiteres Mal in der Woche, abgesehen vom Donnerstag, zusammen, um zu besprechen, was jedes Mitglied gemacht hat, noch machen wird oder welche Hindernisse es hat.